河北省計量監督檢測院  劉玉珍

　　河北省計量監督檢測院是依法設立的省級計量技術機構，目前已建立了一整套有效的運行管理體系。《質量手冊》、《程序文件》、《作業指導書》、《質量記錄表格》等一系列質量文件是保證我院開展檢定、校準/檢測工作的綱領性文件。檔案工作的管理是我院運行體系中不可缺少的一部分，下面僅就設備檔案的建立及管理作一簡述。    

　　一、設備檔案的建立

　　各實驗室在購置新的儀器設備之前，首先填寫購置儀器設備申請表、審批表，經院領導及主管部門批準后，主管儀器設備的人員負責儀器設備的購置。儀器設備到貨后，實驗室主管設備人員及設備管理部門共同對新進設備進行驗收，驗收合格后，填寫購入儀器設備驗收情況。設備管理人員負責對新購置儀器設備建立儀器設備登記卡，同時，按新進儀器設備的不同類別給出不同的設備編號，并建立檔案。檔案的內容包括:設備名稱，規格型號，準確度等級，生產廠名，設備價格，設備編號(單位自編號)，出廠編號，出廠日期，購進日期，設備主管，科室負責人，使用人，放置地點等。
    如何對新進儀器設備進行設備編號，做到既規范又便于查找，這是設備檔案管理的第一步。我們的做法是把儀器設備分為三類，一類為檢測/校準用的最高計量標準器具(送中國計量科學研究院、華北國家計量測試中心及其他省市法定計量檢定機構檢定的儀器設備)，編號為“1”字打頭；二類為檢測/校準用的標準設備(本單位能夠開展自檢或互檢的儀器設備)，編號為“2”字打頭；三類為一般使用的儀器設備(不需要檢定，又不可或缺的儀器設備)，編號為“3”字打頭。再按照儀器設備購進時間的先后排序，比如長度新購置的量塊，需到中國計量科學研究院檢定，我們給它編號為100x；又如游標卡尺、電子秒表、普通壓力表等儀器，在工作中也作為標準使用，但它們可通過本科室或其他科室對其進行檢定，那么我們就給該類儀器編號為200x；那些不需要檢定的儀器設備，如工作支架、工作臺、計算機等，編號為300x。類別分清以后，可根據本單位該類設備的多少來定編號的位數，可定位數即從1001、2001、3001開始編號。每一臺設備都有自己的檔案袋，檔案袋封面的內容如表1所示。
    

    表1  檔案袋封面內容

　　負責儀器設備購置的管理人員完成了以上內容的填寫工作后，交由檔案管理人員存檔、保管。幾年來的工作實踐證明，儀器的設備編號尤其重要。不管同一種儀器設備有多少，也不管它屬于哪個科室，在查找檔案時，通過設備編號就可以很快地找出其證書或說明書。    

　　二、技術檔案的管理

　　技術檔案的管理基本分兩大類。一類為質量體系運行過程中的質量文件，如內部質量審核、評審計劃及評審報告等。另一類為體系運行中的技術文件，如檢定/校準所依據的計量檢定規程、規范、標準及建標項目檔案；原始記錄、證書格式的審批；實驗室建標項目的不確定度分析報告、樣機試驗報告等。這些文件的管理則根據作業指導書中存檔控制文件的編號方法及存檔要求加蓋受控章及唯一性標志。